社内業務の中で、取引先や社内の人間とのコミュニケーション手段として使われているメ
ール。
しかし、今そのメールの送受信に代わるコミュニケーションツールとして注目されている
のが、ビジネスチャットツールと呼ばれるものです。
今回は、ビジネスにおける新しいコミュニケーションツールである、ビジネスチャットツ
ールについてご説明していきます。
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、簡単に言うとメールの代替となるものですが、メールに比
べてさらに手軽にコミュニケーションがとれ、さまざまな機能による業務効率化ができる
ツールです。
社内での連絡手段やミーティングの代用としての機能はもちろん、取引先や顧客への対応
など、その活用の場は広く、業務の効率化やサービスの向上などにも役立つものとして、
導入を検討、または実際に導入している企業が増えています。
では、ビジネスチャットツールにはどのような機能があるのか、具体的に説明していきま
しょう。
チャットのように気軽にメッセージを送れる
メールの送信の際には、宛先、件名、時候の挨拶から始まり、本題に入るまでの定型がありま
すが、ビジネスチャットの場合は、いきなり要件からはじめることができるため、効
率的なやりとりが可能です。
また、送信後もメッセージの編集が可能なため、誤送信を防ぐことができます。
グループ作成が可能
複数のメンバーでグループを作ってチャットできます。
プロジェクトごとにグループを作成し、ログイン時間を決めてチャットミーティングを行うこ
とができます。
グループ内でのファイル共有も可能なため、会議の資料の事前配布などにより、会議の時短効
果もあります。
社外の人にもアカウントを発行することができるので、クライアントを含めた情報共有もスム
ーズになります。
ビデオチャットが可能
ビデオによる通話も可能なため、遠隔地のスタッフや顧客とビデオ会議が可能です。
ビデオチャットによる顧客対応など、カスタマーサービスの品質の向上になります。
タスク管理ができる
ツールに搭載されている機能や、他のアプリとの連携によってタスク管理が可能です。依頼されたタスクの内容をグループ内で共有し
たり、タスクの進捗状況や期限の管理が可視化できます。
セキュリティ対策を強化できる
SSLによる通信暗号化や不正アクセス対策、多重認証システムなど、高いセキュリティ対策が
されています。個人のSNS使用による情報漏えいやシャドーIT問題などを回避できます。
ビジネスチャットツールによる効果とメリットとは
ビジネスチャットツールの機能により、具体的にどのような効果やメリットがあるのでしょうか。
実際に導入している企業の導入後の効果を見てみましょう。
(1) 東洋アルミニウム株式会社の事例
【導入以前の課題】
・工場での時間外労働
・膨大なメール処理
・長時間の会議
【導入後の効果】
・意思決定の迅速化および業務時間の短縮(時間外労働の低下)
・事前の資料共有による会議時間の大幅な短縮
・ビデオチャットによる顧客対応の質の向上
(2) 株式会社サイバーエージェントの事例
【導入以前の課題】
・一般的なソーシャルサービス利用によるシャドーIT問題
・メール使用による顧客とのコミュニケーションでの非効率さ(スピーディーさに欠け効率
が悪い)
【導入後の効果】
・セキュリティに厳しい大企業とのリアルタイムなやり取り
・事業本部全体でひと月あたり2万5千時間以上の業務効率化
・顧客を中心とした子会社、関連会社などグループ全体でのプロジェクト推進
(以上、総務省情報通信データベース・情報通信白書より引用)
その他、リモートワーカーや時間差勤務者とのコミュニケーション維持など、働き方改革
に伴う多様な勤務形態にも対応が可能になります。
主なビジネスチャットツール
現在導入されている主要なチャットツールをご紹介しましょう。
1) Chatwork(Chatwork株式会社)
高い導入実績
タスク管理機能搭載
2) Slack(Slack)
他アプリと連携でタスク管理可能
ファイル共有可
3) LINE WORKS(株式会社サテライトオフィス)
LINEとの親和性がある
PC不要、タブレット・スマホで完結できる
4)Yammer(Microsoft)
MS Office365の機能(Office365の契約が必要)
社内限定
5)Talknote(Talknote株式会社)
タスク管理可能
アクションリズム解析:人口知能によりコミュニケーション量とモチベーション量を
分析
その他にもさまざまなチャットツールがありますが、今後もますますビジネスチャッ
トツールを導入する企業は増えていくと見られており、あらたなビジネスツールとし
て注目されていくことが予想されます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
社内外でのコミュニケーションを効率化するためのビジネスチャットツールについてご説
明してきました。
今回解説した内容をまとめると以下の通りです。
・ビジネスチャットツールはメールより効率的なコミュニケーションツールである。
・グループ作成によりプロジェクトごとのタスク管理や情報の共有が可能になる。
・ビデオチャット機能により、リモートワーカーや遠隔地との会議も可能である。
・高いセキュリティによって情報漏えいの防止や個人SNSの使用によるシャドーITの回避
が可能である。
コミュニケーション効率化のためのビジネスチャットツールですが、導入によるメリット
を高めるためには導入の目的を明確にし、利用するためのルールを決めておくことなどが
必要です。最後までお読みいただきましてありがとうございました。